Как навести порядок в архиве?

Все бумаги разложены по коробкам и расставлены по полочкам. Но что делать, когда архив не организован и непонятно где что лежит? Давайте разбираться.

1. Систематизация. Нумеруем все имеющиеся полки и коробки.
2. Сроки хранения. Просматриваем документы всех папок, определяем сроки их хранения, к какому подразделению оно относится, когда и кем было создано.
3. Опись. Нумеруем папки по нарастанию. На коробках, в которых будут храниться эти папки, указываем информацию о начальных и конечных номерах, сохраняемых в папках.

Дела можно расставить по тематике, структурному подразделению, хронологическому порядку, по исполнителю и т.д.

Срок хранения документов определяется по номенклатуре дел организации. Если в компании нет такого порядка, то сроки хранения документов можно найти в Перечне типовых управленческих документов.

! Срок хранения документов – это срок, по исходу которого можно рассматривать вопрос об уничтожении документов.

! Дела постоянного и длительного хранения необходимо отдельно.

Перед уничтожением документов создается экспертная комиссия минимум из трех человек. По результату экспертной комиссии оформляется протокол. Решение принимается руководителем компании.

Запись об уничтожении документа вносится в опись дел.